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以数据角度来优化流程、提高工作效率 -pg电子官方网址入口

作者 齐涛 更新于:2023-02-17 00:21 19364
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流程优化是公司要持续做的一项工作,流程优化的方法有很多种,本文从数据的角度来讲解流程优化的方法。

流程中有部分流程完全是数据的传递,而所有流程可以看作数据流,流程输入的物料、人和财,流程过程中的各项动作,流程的输出结果,都可以转换为对事物(事情)的描述数据、日期时间数据、动作数据等。举一个简单的例子,例如临时办公用品采购:

用人部门助理申请-行政助理采购-物品入库

在这个流程中,办公用品、各环节的操作人员是描述数据,办公用品申请单、入库单等有详细的物品描述,申请、采购、入库等是动作数据,在这个流程中,各个动作发生的日期和时间是日期时间数据。

了解了数据流,就可以针对流程做一些优化,或者改善管理情况。

1.数据流最短原则优化流程

追求流程最短提高工作效率是流程优化的一种方法,流程最短代表数据流最短。

在流程中,从数据方面来看,有数据收集(提取)、数据整理、数据汇总等,除此以外,还有仅用于数据通过的节点,对数据没有任何操作,例如知会、审核、审批、更换数据存储媒体等。

如前例中的临时办公用品采购流程,最基本的是申请、采购和入库,实际执行中,多数公司会增加几个审批环节:

用人部门助理申请-部门负责人审批-行政负责人审批-行政助理采购-物品入库

在这个流程中,部门负责人和行政负责人的节点仅仅是数据通过,在整个活动中没有任何增值,可以考虑减少。

案例:

某设备生产安装公司设置客服部门,客户有售后问题联系客服,客服人员记录后协调工程部线上或线下解决,最后客服人员回访客户,包括服务时间、服务时长、最终解决的问题,客户满意度等内容。

本工作主要流程为:

客户售后需求-客服记录-客服协调工程部安排人员解决-工程人员解决问题-客服回访

在本流程中,关键数据为“客户提出问题-公司解决问题”,客户售后需求数据在客服人员仅是数据通过,可以考虑减少,工程人员解决客户问题后,作为公司来说已收到服务完成的数据,客服再回访是重复操作。

因此可以调整内部架构,优化流程,取消客服部门(岗位),将客服功能移交到工程部助理,工程部助理同时增加协调工程人员的职责,完善pg电子官方网址入口的售后服务单,工程人员交由客户签字后转回工程部助理,工程助理回访电话只要求客户对服务评分,新流程为:

客户售后需求-工程助理派工-工程人员解决并带回服务单-工程助理回访评分

也可以增强客服部门的职责,准备问题库培养客服人员,并增加pg电子官方网址入口的售后服务人员,线上由客服人员解决,线下由客服直接派工。

优化后的流程售后数据也可以实现统一管理,避免出现数据多头管理的情况。

数字化时代,如果公司经费允许,甚至可以由机器人解决线上问题,线下服务由系统自动派工。

2.数据规范原则优化流程

数据不规范会造成各个流程节点的人员对数据反复加工,包括提高数据精度、对数据进行规范化处理,这样各个流程节点会重复工作,会造成效率低下。

案例:

某公司低值易耗品由行政部门采购,公司实际每月集中采购制,由各部门提出申请,行政助理采购后交由库房入库,各部门到库房领取,各环节的表格如图所示。

以数据角度来优化流程、提高工作效率

会发现部门申请表格、行政汇总表格、库管使用表格不一致的情况,针对同一内容,行政助理和库管对表格重复处理,造成了浪费。

可以要求申请部门开始使用库管所用表格,这样减少了行政助理和库管的工作量。

3.数据集中原则优化流程

数据在多处存储,或者多方对同一数据集采集重叠数据,会造成工作效率低下,这样也容易造成数据孤岛。

数据中台可以解决数据孤岛的问题,对数据全面采集和集中使用,极大提高工作效率、提高数据价值、支持公司的运营模式创新。但是能实行数据中台的公司还是少数,对于多数企业来说,数据孤岛是必然存在的,公司要尽可能减少数据孤岛的存在。

为某公司优化流程时发现,新员工入职后人力资源部门要采集新员工数据,新员工分配到各部门后,尤其是生产和销售部门,这两个部门还要重新采集一次,建立完整的员工信息。类似数据反复采集或多处存储的情况在公司普遍存在。

如果人力资源部门采集完整的新员工数据,生产和销售部门可以直接调用人力资源部门的数据,不用再重复采集和存储,可以提高工作效率。

4.数据自动化处理原则优化流程

在公司的流程中,有些节点是对数据的处理加工,多份数据的整合、数据汇总计算与分析等,这些具有规律性的、重复性、基础性的工作,可以交由程序自动化处理。

公司中报表生成、各种仪表盘等可以全部由程序处理,这样可以节省大量人工。

 

流程优化是一项持续投入的工作,除了投入时间、人力等,财力的投入也是必然的,如erp、crm、e-hr、mes等系统的使用,可以将线下流程搬到线上,需要注意的是它们在这一程度上可以提高工作效率,但是如果不能完全与公司业务融合、实现人机交互、线上流程与线下流程的有机结合,有可能还会出现流程效率低下的问题。

数字化时代发展,会给企业带来业务模式重构,流程优化人员也需要及时调整和优化流程,人力资源部门人员要及时调整组织架构,以提高组织效率。

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2024-09-18 17:51

9楼

现在都有人事系统,用系统更方便。

2023-02-17 12:01:28

齐涛

@若遥若婷:流程优化是整个企业的问题,如果系统能优化流程,流程优化这个管理问题不至到现在还一直在提。

2023-02-17 12:18:04

@齐涛:对,流程优化考验的是企业管理,信息系统只是固化了管理流程。

6分钟前
彽蜩哋澕婯

11楼 彽蜩哋澕婯

感谢分享(#^.^#)

2023-02-17 12:16:55

10楼

他山之石,可以攻玉。

2023-02-17 12:03:11

8楼

打卡

2023-02-17 11:56:10

7楼

好专业的感觉。

2023-02-17 11:49:56

6楼

打卡

2023-02-17 11:37:07

5楼

学会数据自动化处理效果确实能提高不少。

2023-02-17 11:22:05

4楼

学习了

2023-02-17 11:17:10
ligutning

3楼 ligutning

谢谢老师的分享,学习啦!

2023-02-17 11:04:03

2楼

数据化就是为提升效率的。

2023-02-17 10:56:31
大卡

1楼 大卡

齐涛老师——
本篇文章来自齐涛老师的分享。大家可以在评论区多多留言与老师互动,也可以点击老师头像订阅,关注老师上线的多套热销课程!

2023-02-17 09:33:46

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获得 打卡牛人 专栏作家 课程讲师  三茅认证称号

高级人力资源管理师。 人力资源数字化管理专家。 工信部《人力资源数据分析师》职业能力首席评审专家。 著作:《excel人..
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