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【案例分析】制度发布的管理流程要怎么做?-pg电子官方网址入口

2022-01-26 打卡案例 110 收藏

我们是一家小公司,以前所有的制度、通知发布都是由人事部统一完成。然而最近财务部来了一位新总监,他喜欢直接将财务制度发布到公司群,可群消息太多员工不一定会认真关注。像最近财务部做了报销流程的改革,很多同事都不清楚导致报销不了,结果这些员工却来...

我们是一家小公司,以前所有的制度、通知发布都是由人事部统一完成。然而最近财务部来了一位新总监,他喜欢直接将财务制度发布到公司群,可群消息太多员工不一定会认真关注。像最近财务部做了报销流程的改革,很多同事都不清楚导致报销不了,结果这些员工却来找我们部门麻烦,说我们hr没有起到通知作用。我想问问老师们,制度发布的管理流程要怎么做,是统一发布还是让部门自己发布呢?面对这一案例大家又有哪些想说的?

制度发布的管理流程要怎么做?

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财务总监抢了人力总监的活

刘不是
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【案例分析】制度发布后的管理流程要怎么做?我们公司以前所有的制度发布、pg电子官方网址入口的公告等都是由人力行政部统一发布的。最近新招了一位财务部的总监,每次财务部的相关制度他们都自己发到公司群里,群里信息太多很快就被覆盖导致很多员工都不知道财务部到底发了什么制度。最近财务部做了报销流程的改革,可是很多同事都不知道,他们的报销就报不了,报销不了的都来找我们部门的麻烦了,说我们改了流程也不说之类的。我想问问老师们,制度发布的管理流程要怎么做,是统一发布还是让部门自己发布呢?制度发布的管理流程要怎么做?年年岁岁花相似,岁岁年年人不同财务总监抢了人力总监的活老刘举个手,我来回答这个问题。为什么呢?我这里也发生了一件类似的事情,公司来了一个叫爆炸头的财务总监,天天不做主营业务,连个财务数据都分析不好,前些天没日没夜地侍弄erp和mes系统,结果啥也没弄成,只是整了个几百万的标书。近...

【案例分析】制度发布后的管理流程要怎么做?

我们公司以前所有的制度发布、pg电子官方网址入口的公告等都是由人力行政部统一发布的。最近新招了一位财务部的总监,每次财务部的相关制度他们都自己发到公司群里,群里信息太多很快就被覆盖导致很多员工都不知道财务部到底发了什么制度。最近财务部做了报销流程的改革,可是很多同事都不知道,他们的报销就报不了,报销不了的都来找我们部门的麻烦了,说我们改了流程也不说之类的。我想问问老师们,制度发布的管理流程要怎么做,是统一发布还是让部门自己发布呢?

制度发布的管理流程要怎么做?

 

 

年年岁岁花相似,岁岁年年人不同——

 

财务总监抢了人力总监的活

 

老刘举个手,我来回答这个问题。为什么呢?我这里也发生了一件类似的事情,公司来了一个叫“爆炸头”的财务总监,天天不做主营业务,连个财务数据都分析不好,前些天没日没夜地侍弄erp和mes系统,结果啥也没弄成,只是整了个几百万的标书。近期,把目光盯在老刘这里了,制度和流程的事情她要抢了去,就连工伤保险的事情,她也接走了。前几天,有个员工手指头流着血来找安全员送去医院。送医院可以去,但总要预支钱款吧,结果安全员到财务去支钱,各种手续,还要填写一个事故评价表,更郁闷的是,评价表上还写着事故的开始时间和结束时间。员工还在滴血,这个“爆炸头”居然变成了“魔头”搞形式主义,老刘一气之下,直接给安全员转账1万块,赶紧去医院救治员工……

 

打开网页一看,居然有hr遇到了同样的问题,这不由得让老刘陷入深深地思考:

○公司新来了财务总监,是不是因为急着要在老板面前表功劳,直接把原本属于人力行政部的的发文职能抢走了?

○现在公司内部体系紊乱,是不是因为来财务总监就乱套,还是一直都很乱,责任该由谁来担当?

○为什么财务总监不喜欢统一发布制度呢?

○制度发布在群里是否有效呢?

○财务总监发的是什么群,为什么群里信息会很多?

○为什么报销报不了,要找人力行政部?

○究竟是你们hr改了流程,还是财务总监改了流程?

……

 

 

没有规矩不成方圆,公司的规章制度就是公司的规矩,公司管理能不能规范,规章制度的管理流程非常重要。案例很小,但信息量却很大。貌似贵公司的万恶都由财务总监而来,实际上则不然,这一切都因制度的管理的流程而起,下面请允许老刘来说道一下:

 

(一)制度制定的前提是守法

 

《劳动法》第四条规定,用人单位应当依法建立和完善规章制度,保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

 

《劳动合同法》第四条规定,用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

 

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

 

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

 

(二)制度制定的内容和流程要合法

 

1、直接涉及劳动者切身利益的规章制度

 

大家看到了法条了没有?直接涉及劳动者切身利益的规章制度,也就是我们常说的人力资源管理制度或称为人事管理制度,主要包含了“八大项”,即劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等。这个可不是由财务总监说了算的,要交职代会讨论,与工会或者职工代表进行协商的。在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。如果未经职工代表大会或者全体职工讨论,也未与工会或者职工代表平等协商,既便规章制度内容合法,也经公示公告程序,用人单位遇到劳动仲裁也会败诉。这个财务总监的手伸得太长了,hr应该及时进行告知。

 

2、不直接涉及劳动者切身利益的规章制度

 

对于不直接涉及劳动者切身利益的规章制度,如财务制度、销售制度、车辆使用管理制度、报销制度、质量管理制度、生产管理制度、仓储制度、采购管理制度等,统称为经营管理制度,属于公司经营自主权的范围,制定程序不像人事制度那样严格。如果是财务总监分内之事,比如财务制度、报销制度等,也应当按内部程序进行讨论、公示,规章制度可以书面告知劳动者,也可以在企业的公告栏张贴公示,而不是自说自话,搞一言堂。一般来说,企业内部的经营管理制度都是经过起草、征求意见、讨论修订、审核通过、备案、发布、执行这样的完整流程,即使这个刚来的财务总监能力再强,也无法靠一己之力完成他们规章制度的全流程。这种做了制度,为了图省事就丢进群里的做法,不仅是不成熟的,而且是偷懒,这个财务总监要么是不具备制度制订的能力,要么是没有规范企业的工作经验,要么是不具备组织协调力(招聘时未及时察觉)。

老刘经常说企业的”企“字由”人“ ”止“组成,人是人力资源,止是规章制度。不管企业制订的规章是直接涉及劳动者的切身利益,还是间接涉及劳动者的切身利益,都是为了保障劳动者的劳动权利,督促劳动者履行劳动义务。企业是不能对员工进行处罚,处罚的部门一定是zf行政主管部门,企业有批评、教育权,最多也就是有限薪资范围内的绩效考核权,即使高举绩效考核的大棒,真要到了需要对员工进行负激励的时候,也要高高举起、轻轻放下,稍有不慎就违法了。毕竟员工到企业打工,履行的是有限责任,让员工拿不到钱,员工要么选择离去,要么去投诉企业。一旦发生劳动争议或者劳动纠纷,劳动执法部门发现企业的规章制度不合理,就可能败诉或处罚。

 

 

(三)不管她官多大,帽子多高,终归还是新员工

 

1、新员工培训不到位

 

财务总监岗位一般都是公司的核心岗位,高管急于建功立业,也无可厚非,但hr部门一定要进行指导,既然”树“是你栽的,你就要负责到底,而不是跟其他部门一起起哄,一起抱怨这个多事的财务总监。新员工的培训什么呢?

(1)介绍公司发展历程、主营pg电子官方网址入口的业务范围、行业地位、近期业绩未来的战略规划。

(2)介绍公司的规章制度和岗位职责,使新员工自觉遵守公司规章制度,包括人事制度和经营管理制度等。

(3)介绍公司组织结构、高管人员、权力系统,内部服务协调流程,包括问题处理、协调和反馈机制,使新员工明确渠道、快速熟悉各个部门的职能。

(4)对新员工进行必要的业务培训,使新员工快速熟悉、掌握完成各自岗位所需的技能及相关信息,从而迅速胜任工作。

(5)向新员工介绍企业经营范围、主打产品、市场定位、目标顾客、市场竞争环境等等,增强新员工的市场意识。

(6)介绍企业的安全生产内容和知识,提高员工发现和处理安全工作能力,提高他们的安全意识。

(7) 企业的文化、价值观和目标的传达,让新员工知道企业反对什么、鼓励什么、追求什么。

(8) 介绍企业员工行为和举止的规范,如关于职业道德、环境秩序、作息制度、开支规定、接洽和服务用语、仪表仪容、精神面貌、谈吐、着装等的要求。

 

 

2、试用期导师管理不到位

 

一般来说,核心部门主管领导的试用期导师要么是老板,要么是总经理,案例中的这位财务总监居然能这样七搞八搞,一定是导师太忙了,以至于没有辅导到位,导致其岗位职责没有厘清,想当然地进行管理工作。这种想当然其实就是对她的一种”权力放纵“。建议hr可以约个时间,开诚布公地了解这个财务总监的动机,为什么财务总监要抢人力总监的活,毕竟过去发文都是人力行政部统一发文的,现在财务部也在发文,真正的原因是什么?如果财务总监刚来不太了解公司情况,可以选择原谅他,培训她,帮助她,但今后建议她不要再犯。动辄就否定这个财务总监的工作,甚至还要想方设法把她赶走,这都是不现实的。开诚布公,询问原因,如果能够了解她的动机更好,如果这个财务总监不愿意告诉hr,或者自我感到惭愧,就应当给她一周的时间,让她学着改进。

 

如果这个财务总监的试用期导师实在太忙了,无法对她进行帮助和辅导,就应当建议老板,另换辅导导师。在财务总监试用期未合格之前,类似规章制度这样的重要工作必须由导师进行管理辅导,关于财务总监的辅导内容建议如下:

(1)导师主动与财务总监至少每周沟通一次,沟通应有书面记录,涉及规章制度、财务报表、资金调配等重大事项的,应当及时沟通;

(2)在辅导过程中,导师发现难以解决的问题,应当及时反馈公司负责人和人力资源部;

(3)导师对财务总监在辅导期内的学习和工作情况进行检查和书面总结,连同每周沟通记录,填写《月度总结报告》,每月31日前报送给老板和人力资源部。

(4)导师在辅导期结束时,向公司领导(老板)提交《导师带徒协议期总结报告》,并及时提交到人力资源部备案。

(5)公司领导根据财务总监的试用期表现情况,进行综合评价。

 

总结:

 

制度发布的流程应该怎么做呢?两个方面着手,既对事又对人。对事,就要做发布制度要合法合理,尤其是直接涉及劳动者切身利益的规章制度要非常慎重,毕竟是牵一发而动全身的工作,职代会、工会都要认认真真的讨论和协商。对于非直接涉及劳动者切身利益的规章制度,按照公司既有流程执行就可以了,如果没有流程,就需要经过起草、征求意见、讨论修订、审核通过、备案、发布、执行,做这样的完整流程。那么如何对待人呢?毕竟这个财务总裁刚来公司,还是”菜鸟“,啥也不懂那个,首先对她做好新员工培训,其次对她实施导师帮带,避免她进入我行我素或自我感觉良好误区。

 

备注:老刘这里有某大厂管理制度电子版一套,可供朋友们借阅!

 

 

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制度要怎样制定才能有效落地?

lhyx胡许国
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一般企业都有很多制度,编写制度对我们看文章的小伙伴们来说,也可能只是一项很平常的工作,很多人都编写过,也许有很多人会觉得,制度编写好了,领导签字发布了,就没什么事了。然而事实是这样的吗?我们来分析一下。我们大家可以认真地回想一下,自己编写过的制度,真的实用、真的落地了吗?有没有起到真正的作用?是不是很多编写好的制度都在我们的电脑里睡大觉,没有多少真正落到实处呢?即使有一些是在使用中,执行的效果是否也大多不尽如人意?于是,我们很容易感慨,这么好的制度,怎么就没人执行呢?进而得出结论,这个企业的执行力不好!制度的制定过程一般是这样的。企业一般要开展某项工作,于是先要制定一个制度,来说明这项工作或任务的情况,比如一个《招聘管理制度》,主要要写明招聘工作该如何开展、以及各部门的职责、任务等等。可能大多数编写制度的人,都是在网上搜索一下,看看有没有类似的,并且...

      一般企业都有很多制度,编写制度对我们看文章的小伙伴们来说,也可能只是一项很平常的工作,很多人都编写过,也许有很多人会觉得,制度编写好了,领导签字发布了,就没什么事了。然而事实是这样的吗?我们来分析一下。

      我们大家可以认真地回想一下,自己编写过的制度,真的实用、真的落地了吗?有没有起到真正的作用?是不是很多编写好的制度都在我们的电脑里睡大觉,没有多少真正落到实处呢?即使有一些是在使用中,执行的效果是否也大多不尽如人意?于是,我们很容易感慨,这么好的制度,怎么就没人执行呢?进而得出结论,这个企业的执行力不好!

 

      制度的制定过程一般是这样的。企业一般要开展某项工作,于是先要制定一个制度,来说明这项工作或任务的情况,比如一个《招聘管理制度》,主要要写明招聘工作该如何开展、以及各部门的职责、任务等等。可能大多数编写制度的人,都是在网上搜索一下,看看有没有类似的,并且相对比较好的制度,收集完后,我们先实行“拿来主义”,然后再“删减增补”,结合公司的情况,做一些修改,就完成了制度的初稿,再根据制度涉及的范围大小,给相关部门或相关人员查阅,集思广益,征询意见,在此之后,给领导签字,然后就发布执行。

      制定制度的流程大多如此,这样制定制度,本身没有错,尤其是管理制度这类文件,需要考虑全面,借鉴别人好的地方,是必不可少的,闭门造车是很难写好的。那么问题是出在哪里了呢?

 

      在制定制度的时候,看看别人的制度都写了那么多,自己也不能少写,总想着把制度编写得面面俱到,这样,大家也就不会说什么。这里面就有问题了,试想,一个一万人的企业和一个一百人的企业,你觉得它们的制度应该是一样的么?

      一万人的企业,一个制度可能要写几十页或者更多,一个一百人的企业可能只需要写几页就够了。很多企业在制定制度的时候,很容易犯大企业病,就是一切向大企业看齐,而没有考虑本企业的实际情况,本企业的管理水平怎么样?本企业的员工素质有多高?这样学到的只是表面文章,最终反而不利于本企业的发展。

      我们在制定制度的时候,很少有做相关调查,拿别人好的制度作为参考是不错的方式,但在具体编写的时候,就需要对企业实际情况做到心中有数,如果没有做调查,仅凭自己的感觉,那我们做出来的制度,是肯定有问题的。尤其是有些企业,把制度给一些新入职不久的人去制定,这样制定出的制度,可能是好制度吗?还有一个误区是,编写制度和文笔好坏没有太多的联系,但有些企业喜欢把制度制定的工作交给某些所谓文笔好的人去编写,这种做法是错误的。

      制度编写好了之后,很多企业只是发给各部门,或者张贴出来,或者组织学习,这些做法原本都不错。错的是,做完这些工作后,就没有下文了,缺乏必要的监督和检查,或许有些企业也有这个步骤,但很少有能坚持的,基本都是做一段时间后就没有持续再管了,于是,制度又成了一纸空文。

      因此,再好的制度,如果不能有效的执行,也等于是一堆废纸。执行不到位的原因是多方面的,有的是制度不太符合企业的实际情况;有的是违反了制度,但是却不及时纠正,得过且过;还有的企业管理者或者老板自己都不能遵守制度;等等。

      那么我们该如何操作,才能制定一个有效的、能落地的制度呢?

 

      一、在制定制度前,一定要进行充分地调查分析,获取第一手真实资料。

      收集的资料包括但不限于:

      1、企业以前有没有相关的制度,如有没有,就需要编写一个新的制度;如果有,要做出分析,了解这个制度什么时候制定的?为什么没有执行下去?以及当时出现过什么问题等。

      2、企业目前的工作流程开展情况如何?没有制度的,这些工作是如何开展的?比如,一个企业没有《招聘管理制度》,招聘工作是怎么进行的?企业里有很多类似的没有制度的工作都在进行,我们要了解现有的工作情况。

      3、企业的管理水平、执行力、员工素质如何?以及企业存在的重点、难点问题有哪些?这些问题会直接影响以后制定的制度能否有效实施。

      4、搜集一些比较好的企业的制度,以做参考。记住,一定不能照搬照抄,每个企业的情况不一样,即使这个制度再好,对于你自己的企业也不一定实用。

      收集好这些资料后,再做好进一步地分析,在制定新的制度时,就能做到有的放矢,而不是凭自己的感觉制定。这样的制度,才是结合企业实际的制度,才是对企业有用的制度。

      二、制定制度不求全面和高大上,以实用、简便为原则。

      实际工作中,我们很容易犯这个毛病,在制定制度的时候,总是想全面一点,内容多一点,看见别人家的制度都好多页,自己的也不能少写。这样很容易制定出一个很全面、内容很多,但实际上却没有多大作用的制度。

      就如上面所说的,如果事先进行了调查分析,那我们在制定制度的时候,就会更多地考虑企业的实际情况,制定的制度是否对企业有用?编写制度,不是写得多就是好,也不是内容少就是不好。

      比如后来比较有名的海尔,可能我们很难想象,当初张瑞敏接手海尔的时候,制定的第一条制度竟是“不许随地大小便”,可见海尔昔日的经营管理多么混乱。

      可见,制定制度,是否实用才是我们要考虑的前提。企业制度是根据实际需要来制定的,大企业涉及的面大,自然内容多些,小企业当然还是少些为好。

      三、完善制度的实施细则,检查是否有完善的监督程序。

      很多人觉得制度编写完了,发布实施了,就代表万事大吉了。其实这只是完成制定制度工作的第一步,那么,还有哪些重要的工作呢?

      拿我们集团来举例,我们企业规定,制度宁愿少写一些,但是写一条就要做到一条,现在不全面没关系,以后再逐步完善就好。制度少而精的企业,并不是管理不到位,而是对制度的执行表现出更大的决心和信心。我们规定,如果制度是一页纸的话,那么制度的实施细则就需要两页纸,检查监督程序就需要三张纸。而我们很多企业的制度,却没有实施细则,即使有也是很不全面,而至于检查监督程序,很多企业更是完全没有。企业如果没有这些程序,制度是很难保证执行的。

      简言之,一个制度应该包括:制度条款、实施细则、监督检查程序(包括相应的表格),这些才是一个完整的制度,才是一个可以有效执行的制度

      四、采取多种措施,保障制度有效执行。

      前面的各项工作都做好之后,剩下的就是要严格执行。违反了制度,不坚决的执行处罚、或者处罚打折扣、隐瞒不报等,都会导致制度流于形式。在我们集团,违反制度一经发现、查实,就将按照奖惩条例100%严格地执行,无一例外,而且对管理人员的处罚,要比普通员工至少重10%。

      因此,要保障制度的有效执行,也需要采取多方面的措施:

      1、制度要学习,长期坚持,比如一个月固定一次学习的时间;

      2、制度要及时公告,有变动或者有处罚、有奖励的时候,要及时公告,让所有员工及时知道。

      3、有条件的企业可以设置专门的监督管理人员,时时监督检查。

      4、企业在执行制度时,要多听员工的意见,不到位的或者没有用的地方一定要能及时修改。

      5、采用现场训导等方法,有些制度需要现场教导,实地讲解更加容易接受。

      一个能有效执行的制度,是需要做很多相关工作的,制定制度要切合企业实际,要有实施细则,对制度条款进行说明,还要有监督程序,违反了该怎么处罚,做得好该怎么奖励,同时还需要企业领导带头执行,如果是只处罚员工,不处罚领导,那么再完善的制度,也是没有用的。保证一个制度能有效执行,需要企业所有员工的努力,不能仅仅只靠制定制度的那几个人。千万不要以为制度制定好了,就可以高枕无忧了,后面还有很多很细致的工作要做、要落实到位才行。

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制度发布有没有效,不在流程在专业

阿东1976刘世东
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制度发布有没有效,不在流程在专业学习思维:1、做文书管理要知道权限与行文内容的有效性息息相关。2、要想规章制度有效就一定要明白行文的权限与告之是否有效。3、行文管理有效的本质一定要依据有关内容进行归口管理并告之。主要内容:一、发文有没有效,在于你有没有权发那文。部门有没有权发布文件?其实看看国家那么多个头子的各种文件就知道了。那就是在权限范围内,定然是可以发布文件的,发出来就是有效的。只是这个权限却是一定要搞清楚了,所以会有联合行文,也同样有独立发文,还有转报批文等各种形式。就在于自己要清楚有没有权限针对该内容进行发文。不然,你发一阵,大家都不认。那不能是白白的表演一阵。所以,在企业,同样要对各单位的发文权限进行规定或者授权。而这恰恰就是在iso质量体系管理中程序文件所要告诉我们的东西。而一般情况的发文授权是这样的:一是按发布对象进行归口。其实质是依据业务...

制度发布有没有效,不在流程在专业

 

学习思维:

1、做文书管理要知道权限与行文内容的有效性息息相关。

2、要想规章制度有效就一定要明白行文的权限与告之是否有效。

3、行文管理有效的本质一定要依据有关内容进行归口管理并告之。

 

主要内容:

一、发文有没有效,在于你有没有权发那文。

部门有没有权发布文件?其实看看国家那么多个头子的各种文件就知道了。那就是在权限范围内,定然是可以发布文件的,发出来就是有效的。

只是这个权限却是一定要搞清楚了,所以会有联合行文,也同样有独立发文,还有转报批文等各种形式。就在于自己要清楚有没有权限针对该内容进行发文。不然,你发一阵,大家都不认。那不能是白白的表演一阵。

所以,在企业,同样要对各单位的发文权限进行规定或者授权。而这恰恰就是在iso质量体系管理中程序文件所要告诉我们的东西。

 

而一般情况的发文授权是这样的:

一是按发布对象进行归口。

其实质是依据pg电子官方网址入口的业务范围、专业权限等将文件进行核定统一归口。毕竟专业,才能让人信服。写文是这样,发文其实同样如此。

因此一般情况下发文的归口设置如下:

■只要是面向公司全体的发文,无论是公司行文还是部门行文,都统一归口为具有公司内政代表的行政部门,并由行政部门存档。

■属部门间业务往来的行文,由各业务部门自行行文并存档。若事关权责利益文书,应报备行政办存档备案。

■只要是对公司体系外行文的除已经授权委托外的,统一归口行政部门发文。这主要是针对三包、质量、工艺、技术、采购等需要对外进行专业解释的部门进行授权。当然有的企业也会对销售等其他部门进行授权。

二是按内容单独进行授权。

这其实就是特殊的情况下由公司出具行文所附带的授权书,表示该业务的行文为代公司行文。

这是一种对其权限范围内的自主权利的高度认可。

 

很显然,话题中的财务改流程的动作,有可能就是在其权限范围内的。但具体还是要看企业有无规定“行文必须要如何才算有效”。

 

二、发文有没有效还在于你是否有过告之于他的行为。

在绝大多数的国家都会讲究mz。所谓的不知者不罪。所以在劳动法规中才会明确规定只有依法按程序制定的规章制度才算是有效的制度。

而其中很重要的一个程序就是告之。

所以大部分企业会对告之行为很重视。无论你是否看了该制度,你先签字说“已知晓”再说。

因此,对于制度发布的告之动作一定要到位。

否则,我由于你的动作不到位不知道,你的制度那对我来说可能就是真的没有效。

 

那么怎样的动作才能让他们知道你发并要求必须要学习该文呢?

就如话题的发文放在公司群里是不是一个有效的告之行为呢?

这取决于企业是否有过要求每位员工必须要每天在某个时段要将公司群里发布的文件资料必须要全部浏览。

如果有这样的要求,并有针对性的检查证明措施。比如以前以着这样的要求必须阅读当天全部群文件的文件。要求必须要回复已阅等表示已知的行为,并对没有回复的人进行了提醒。

 

所以,一个有效告之的行为,一定是要所有人皆知的行为。

比如:

民法典的颁布,国家在各网站、各电视、各报纸、各公交车、出租车、固定端、移动端都在宣讲民法典。你却还是说你不知道,那就不再是国家的责任,而是你自己的责任。

所以,当一个行文已经做到全方位的覆盖,自然就能起到告之的作用。

 

只是话题中的将文发群里的动作有无这样的必须作用,尚待考证。

 

所以,综上看来,话题中的企业在行文上只存在一个问题“不专业”。

一是没有将行文授权进行公知。大家以为只有行政部门的才有效。所以一般情况只关注行政部门的。

二是没有对行文的归口进行管理。一个财务部门就能随意面向全公司行文了?显然是不行的。放牛娃都将牛卖了,还叫什么事?

三是对行文管理实在没有觉悟。财务部门都在群里多次发文了,都没有提出过管理要求,似乎是默认了其发文权限。不知道行文、发文、专业、对象到底谁是谁。

四是没有汇报制度,大家靠自觉,靠蒙。一个行文却从没有报批行为,不知道是老板不在,还是老板不知道、还是老板知道却没有管。但无论是财务还是行政、hr却从没有主动向老板反应过该问题,而老板也没有发现或者发现了却没有觉得问题,都只能说是大家都在蒙着过。

所以,总结出一句话:张三遇麻三,大家都是三。不专业,所以遇到问题再解决问题,再慢慢的变得专业。

 

小结:

1、做企业行文管理一定要知道相应单位的授权如何。才知道其行文的权利与应走的流程是否正确。

2、要想做行文管理,归根结底还是要从职责所带来的权责利思考起走。

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做到制度建设的二三事,你好我好大家好

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心疼人力行政部三秒钟,毕竟飞来的锅又砸到自己了。按照案例内容来分析,制度修编和流程优化的责任部门应该是在人力行政部,所以流程出了问题,自己也是跑不脱的。期间涉及到了部门职责分工、制度建设、部门沟通、员工培训等多方面,结合我们公司的实际,今天和大家分享一下制度建设的二三事。一、制度建设的重要性制度建设的重要性相比大家都知道,从狭义角度来讲,就是通过长期普遍约束力的规范性文件来规范企业的经营管理行为。可以是红线、可以是底线、可以是指引路线。二、制度的作用和功能(一)制度的作用制度用来明确内容(什么事可以做、必须做)、流程(如何做,做的流程与标准是什么)、职责(谁对事情负责,责任是什么,谁来监督)、后果(什么事不可以做,若做了后果是什么/没达到要求,会受什么惩罚?)制度的功能如下:1.基本功能(1)规范性和秩序性功能;(2)合理性和合法性分配功能;(3)导向和...

        心疼人力行政部三秒钟,毕竟飞来的“锅”又砸到自己了。按照案例内容来分析,制度修编和流程优化的责任部门应该是在人力行政部,所以流程出了问题,自己也是跑不脱的。期间涉及到了部门职责分工、制度建设、部门沟通、员工培训等多方面,结合我们公司的实际,今天和大家分享一下制度建设的二三事。

 

        一、制度建设的重要性

        制度建设的重要性相比大家都知道,从狭义角度来讲,就是通过长期普遍约束力的规范性文件来规范企业的经营管理行为。可以是红线、可以是底线、可以是指引路线。

        二、制度的作用和功能

        (一)制度的作用

        制度用来明确内容(什么事可以做、必须做)、流程(如何做,做的流程与标准是什么)、职责(谁对事情负责,责任是什么,谁来监督)、后果(什么事不可以做,若做了后果是什么/没达到要求,会受什么惩罚?

        制度的功能如下:

        1.基本功能

        (1)规范性和秩序性功能;

        (2)合理性和合法性分配功能;

        (3)导向和激励功能;

        (4)协调性和整合性功能。

        2.深层次功能

        (1)具有全员智慧和经验的系统总结和升华功能;

        (2)有助于企业依靠“人治”转向依靠“法治”;

        (3)防治管理漏洞问题;

         4)明确部门和岗位的边界和责任,促进部门或岗位间工作协调配合。

        三、制度的特点

        1. 系统性(。制度是一个系统、一个集合,是一个由多个具体管理制度组成的集合。

        2. 公正性。制度的本质在于形式合理性和实质公正性,是各方利益博弈的一种均衡。

        3. 强制性。按照规定程序严格、慎重制定并由某位领导签发颁布实施,其执行过程充分体现强制性。

        4. 相对稳定性。减少不确定性,使人们对未来有明确行为预期,消除不确定性的阻滞。

        5. 约束性。制度不仅约束员工,也约束管理人员和领导人员,避免管理和决策的随意性。

        四、制度的分类

        (一)按重要性分类

        基本制度属于公司根本性、基础性、支柱性制度,用以规范各部门核心业务、主要职能和流程的制度

        重要的一般性制度和实施细则属于基本制度的下位制度;指企业经营管理、保障监督等执行层面的制度,包括投资审核、经营决策、生产运营、企业管理等方面的制度和细则

        一般性制度和实施细则属于一般性制度的下位操作性制度;指除基本制度、重要的一般性制度和实施细则之外的为其他一般性制度和实施细则

        (二)按管理范围分类

        公司章程:公司依法制定的,规定公司名称、住所、经营范围、经营管理制度等重大事项的基本文件。

        议事规则:针对各种会议等需要集体讨论和决策的工作而制定的各种议事规则。

        管理制度:对涉及企业整体的管理原则、工作流程、方法等所作出的原则性规定和要求。

        管理规定:对某一个专项的事情或某一个专业系统内的职能性工作所作出的具体要求。

        管理办法:对于一项具体工作的控制环节、操作步骤或对于一个具体的事项管理所作出的要求。

        实施细则:对于管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所作出的具体规定。

        五、关于制度常见的问题

        制度越多越好

       no!制度越多越复杂,执行起来越找不到参考标准,容易流于形式,产生“多头”管理。

        制度越细越好

       no!越细的制度,越会严重限制和削弱每位员工的主观能动性;越细的制度,罚则越要少,否则员工的主观能动性和主动承担责任的意愿越受影响。

        六、如何做好制度建设工作

        (一)建立组织机构

        成立规章制度管理委员会及办公室,明确组织成员和职责分工,完善审核方式,形成高效统筹的制度管理协调机制。公司制度管理委员会运作机制:定期召集会议研究制度建设相关问题,并对制度草案进行审核;重要会议全体成员参加,一般会议相关成员参加。

        (二)修订《公司规章制度管理办法》

          规范规章制度定义原则目标组织与职责分工管理框架体系

        (三)规范制度全生命周期管理

 

 

        1. 制度计划各部门应提出下年度制度建设年度计划,制度委员会进行确认公布。确因工作需要在计划外增减调整的,应提交计划调整方案,制度委员会审议。

        2. 制度起草。各部门公司下达的制度建设年度计划组织制度起草工作,明确责任人及完成时间在制度起草过程中,应充分征求各相关部门意见对制度要解决的主要问题必要时通过组织调研、召开讨论会、专题研究等方式进行专门论证,其中涉及的重要事项应请示分管领导,确保各方面意见协商一致,提高规章制度草案的质量。

        3. 制度预审。制度草案成熟并经分管领导同意后,应统一报送制度委员会办公室进行预审。订立程序要注意:合法性(是否符合国家有关法律规范)、规范性(是否符合行业内、公司内各类规范要求)、协调性(是否与其他部门在职责、流程上有冲突)

        4. 制度审核。制度委员会对制度草案审核后,按制度种类层级和重要程度,提出审核意见,决定审批程序(决策会议)。制度主责部门按照审核意见,形成制度草案送审稿,提交制度决策机构或公司分管领导审批(注意:如何是涉及到职工切身利益的,还需要履行minzhu程序,按照规定召开职工代表联席会或职代会)。

        5. 制度发布。经审批的制度,由制度主责部门负责办理印发,按照发文程序会签、签发,并纳入规章制度信息系统统一编号。(统一管理,统一公布,还便于做好归档工作)

        6. 制度实施。制度颁发后,制度主责部门应及时做好制度宣贯、培训工作,督促与制度实施相关的部门和岗位人员学习、掌握制度内容制度一经实施,必须严格执行,按照制度规定履行相关工作职责上级公司制度颁发后,公司应对相关制度进行必要的修订或制定实施细则制度执行过程中遇到问题,应向制度主责部门反馈;发现存在内容矛盾、管理空白、职责冲突、流程不畅、考核依据缺失等问题,应向制度管理部门反馈

        7. 制度监督制度主责部门是制度监督检查的责任主体,应开展经常性的制度监督检查工作建立健全制度执行与监督机制,掌握制度的贯彻执行情况,督促落实制度相关规定

严格考核奖惩,及时纠正违反制度的情形,确保制度落实到位,切实提高制度执行效力

各部门职能调整的,应做好规章制度交接工作

        8. 制度检查。制度建设责任部门会同相关部门组织对重要制度开展制度执行情况专项检查监督部门对重要制度执行情况行使监督职能,对执行过程中违纪违规行为进行处理和问责,维护制度的严肃性和权威性对发现的制度缺失、漏洞、冲突等问题,及时向制度委员会提出书面建议各部门应于每年底将制度建设年度工作报告制度建设责任部门,由制度建设责任部门归纳整理后统一报制度委员会办公室,报告内容包括:本年度制度建设计划完成情况、制度建设成效及存在问题

        9. 制度清理。每年年初,由制度建设责任部门组织各部门对现行制度集中进行一次清理与后评估;制度建设责任部门根据制度清理结果,汇总提出公司年度现行有效及废止规章制度目录、规章制度汇编目录根据制度建设要求,制度建设责任部门定期组织将公司规章制度汇编成册,并纳入规章制度信息系统以供查阅

        10.制度后评估。有下列情形之一的制度,应进行后评估:

        实施(包括暂行、试行)已满3年的制度;

        监察、巡视、内外部审计或专项检查等活动中暴露问题较多的事项所涉及的制度;

        执行过程中,相关部门反映问题突出、意见较大的制度;

        所主要依据的国家法律法规、党内法规、政策规定发生重大变化的制度。

        11. 制度修订。有下列情形之一的制度,应进行修订:

        所主要依据的国家法律法规、党内法规、政策规定以及上级公司规定已经修改,制度与之不相适应的;

        主要事实依据发生改变,有必要调整制度内容的;

        在风险控制、监察、巡视、审计监督检查等活动中发现制度性问题的;

        制度之间存在交叉、重复和矛盾之处以及制度内容本身不合理、不完善等需要修订的;

        其他情形。

        12. 制度废止。有下列情形之一的制度,应予以废止:

        所主要依据的国家法律法规、党内法规、政策规定以及上级公司规定已经废止的;

        规定的主要事项已经执行完毕或者因情况发生重大变化,失去继续执行必要性的;

        被颁布的新制度取代的;

        其他情形。

 

 

        制度建设不是小事,人力行政部也需要和这位新来的财务总监好好交流交流,按照部门职责来说,人力行政部都是主管部门,应该按照公司流程来办事,财务的相关制度是否征集其他部门的意见,是否存在与实际工作有冲突的地方,都是些问题。而且通过公司群的方式既不正规,又不保险。公司应该有自己的oa系统或者公示公告方式,要通过这样的方式来进行宣贯。没有履行相关程序的,人力行政部完全可以视作制度无效,这就不是公司行为,只是部门自己的行为。在原则和制度上一定要坚持要强硬,不然员工受罪,部门也背锅。

        而且可能大家最不喜欢的沟通方式就是:

        (单子一甩)

        财务:这个报不了。

        员工:?(咋了就)

        财务:不符合报销流程。

        员工:?(不是按照流程来的么?)

        财务:回去看制度。

        员工回去估计想也想不到新的制度在公司群里面都被海量资料刷屏了,所以就变成了“都是人力行政部的错,财务流程改了我们都不知道,害的费用也报销不了,我要给个差评!”

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用内控建设和穿行测试,让财务总露出原形

曹锋
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这公司的制度是不是起草了就能发布,发布的渠道就是各种群,完全没有征求意见、公示讨论、审核签发、备案执行等过程?为什么很多公司的制度无法落地,原因就在于制度的形成过程,太唯心了,几乎都是闭门造车,或者全盘拿来主义。上次有个老板让我看他们的差旅报销制度,高铁动车多少年了,制度里竟然还是硬座卧铺;电子发票都普及了,制度里还是手撕票和手写发票的各种规定这制度,真要像这个财务总监那样直接发群里,还不炸锅了?因此,即便是财务制度,征求意见也绝对不是走过场,尤其是与员工密切相关的制度,就更有必要了。无论通过什么渠道,至少让各部门组织员工讨论下,把反馈意见传递到财务,也是个参考。财务完全可以结合各部门的反馈意见,对制度进行修改,这样经常反复优化后的制度,才更具备落地的可能。当然,制度到这里,也还只是从下到上的环节,能不能通过,还要主管领导、总经理等审核,有问题再次修...

这公司的制度是不是起草了就能发布,发布的渠道就是各种群,完全没有征求意见、公示讨论、审核签发、备案执行等过程?

 

为什么很多公司的制度无法落地,原因就在于制度的形成过程,太唯心了,几乎都是闭门造车,或者全盘拿来主义。

 

上次有个老板让我看他们的差旅报销制度,高铁动车多少年了,制度里竟然还是硬座卧铺;电子发票都普及了,制度里还是手撕票和手写发票的各种规定……这制度,真要像这个财务总监那样直接发群里,还不炸锅了?

 

因此,即便是财务制度,征求意见也绝对不是走过场,尤其是与员工密切相关的制度,就更有必要了。无论通过什么渠道,至少让各部门组织员工讨论下,把反馈意见传递到财务,也是个参考。

 

财务完全可以结合各部门的反馈意见,对制度进行修改,这样经常反复优化后的制度,才更具备落地的可能。

 

当然,制度到这里,也还只是从下到上的环节,能不能通过,还要主管领导、总经理等审核,有问题再次修改,直到通过审核为止。

 

制度通过审核后,才能拿到唯一的文件编号,然后走签发流程。签发一般由行政部负责,抄送到各部门,签字后存档。同时,制度要张贴在公告栏中。如果有必要,制度的编写部门,要对制度进行培训宣导,答疑解惑,负责推进制度的执行。

 

为什么其他部门报销不了不找财务,却找人事行政部?因为大家都认为制度的发布、修订等职责依然在你们部门。

 

这样看来,公司的制度是不健全的,至少治理层面的制度是缺失的。

 

此外,这个财务总监水分有点大,财务制定或修改的制度,直接就发群里了?不说征求意见了,难道不知道要签批?

 

当然,人事行政部也有失职的一面,第一次发现财务总监这种行为,就要及时喊停,并立即完善制度发布的相关流程,怎么能任其为所欲为?

 

如果你不想直面财务总监,就在公司内部做一次内控体系建设,这类制度发布的问题很自然就纳入解决范畴了。

 

如果你对制度的落地效果不满,就做一次穿行测试,把一切问题都暴露出来,很容易得到老板的支持。

 

 

 

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制度“流产”流程不是“替罪羊”

吴飞强
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今天这篇分享我们首先不去研究案例中这个制度到底改谁去发?或者规范怎么样的流程来保障这个发下去的制度能有效?相信今天分享的其他老师已经给大家归纳出了很多的方法和技巧。我就不在占用篇幅来说明。我今天要分享的是如果做出一个流程或者某个方法就真的能解决案例中提到的问题么???出现这个问题的背后有没有更深层次的原因呢???案例中的主人公跟我们很多人在解决问题时的反应一样,很容易就进入技术路线,习惯用技术或者方法去解决问题。也就是我们惯用的术。但你会发现,当制度的背后没有与文化对接和基础,制度表面上消灭了问题,但实质上却在将问题无限扩大,这就是为什么很多小微企业在做企业的制度化管理,最后大多数都以失败告终,要么制度变成了一纸空文,无法执行而束之高阁。要么制度变成了枷锁,人见人恨而怨声四起。比如之前很多企业都热衷的kpi绩效考核体系,大多数企业都无法善始善终,要么考...

今天这篇分享我们首先不去研究案例中这个制度到底改谁去发?或者规范怎么样的流程来保障这个发下去的制度能有效?相信今天分享的其他老师已经给大家归纳出了很多的方法和技巧。我就不在占用篇幅来说明。我今天要分享的是如果做出一个流程或者某个方法就真的能解决案例中提到的问题么???出现这个问题的背后有没有更深层次的原因呢???

 

案例中的主人公跟我们很多人在解决问题时的反应一样,很容易就进入技术路线,习惯用技术或者方法去解决问题。也就是我们惯用的“术”。但你会发现,当制度的背后没有与文化对接和基础,制度表面上消灭了问题,但实质上却在将问题无限扩大,这就是为什么很多小微企业在做企业的制度化管理,最后大多数都以失败告终,要么制度变成了一纸空文,无法执行而束之高阁。要么制度变成了枷锁,人见人恨而怨声四起。比如之前很多企业都热衷的kpi绩效考核体系,大多数企业都无法善始善终,要么考核的员工怨声载道,要么考核的最终结果大家都是“良好”,完全体现不出来考核激励的意义,所以我个人的感觉是:没有制度的文化是口号,但是没有文化的制度是镣铐。企业制度化的前提是企业拥有制度文化,在文化的土壤上,制度才能焕发作用。

那么如何在企业中建立制度文化呢?首先我们要带着员工弄明白两个认知:

 

(一)制度的作用在于保护好人的利益

管理者们不妨可以在企业或部门内部提一个问题:制度的作用是什么?

员工对这个问题的回答就能反映出你企业制度文化的水平。大部分员工、甚至高管都认为制度是企业约束员工的工具。对于制度的本质,便于大家理解,可以换个角度来讨论。

如果社会没有法制、我们还会有自由吗?

没有交通法还能保护行人的安全吗?

没有刑法,你晚上还敢随意出门吗?

没有法律规范,你还敢放心把钱存在银行吗?

从这个角度来看,不难发现制度首先给了我们自由,有了彼此制度的约束,我们反而变得更加相互信任,所以信任是从不信任开始的。正是因为有制度的约束,员工才有了自己相对的自由。当我们选择进入制度的约束,我们就多了一份独立和自由。比如领了结婚证,我们就获得了幸福的独立和自由。签了劳动合同、我们就获得了职业的独立和自由。不领结婚证,你的婚姻还自由吗?不跟单位签约,你的工作还独立吗?所以说制度给了我们自由,所以全体员工应该拥抱制度。

为什么说制度在保护好人的利益呢?回到刚才的话题我们想一想,这个社会谁希望制度健全?肯定是普通老百姓最希望制度健全、因为制度健全才有了公平竞争和交换。哪些人希望制度有漏洞和缺陷呢?当然是坏人和投机者,制度的空隙越大,他们的空间就越大。所以企业中不愿意敬畏制度的员工往往是投机者和捣蛋者。所以企业制度最大的破坏者要么就是业绩很好又不可一世的能人,要么就是不思进取的职场老油条。这两类人是搞垮企业制度的主力军。因为他们在不断伤害优秀员工的利益。所以要让员工明白,要保护好优秀员工的利益,就必须加快制度化进程。

 

(二)员工对待制度的心态比制度本身更重要。

中国企业的制度体系大部分都是从西方企业管理中引入的。但是大家都忽略了一个问题,东西方文化的差异。西方企业制度化是具备人文基础的、西方人都信仰宗教,他们认为人生而有罪,人的一生就是在努力赎罪,所以人们进入公司之后,就具备本性的救赎感。直接就有敬畏规则的心态和文化,制度的效能就有了发挥。这就是为什么kpi这样的结果导向型奖罚制度能够在西方企业高效实施的原因。

 

反过来看我们上下五千年的文化。我们一直处于封建帝制王朝多用的是均衡的愚弄百姓的权谋之术,背后是苛捐杂税的高压政策。所以老百姓说哪里有压迫哪里就有反抗。权力机关和制度体系在老百姓心中一直都是剥削系统,他们想的是如何去破解政策。因此、在企业管理中,管理层不断在制定和修改制度,员工在不遗余力地寻找制度的漏洞和破坏制度,所以多数制度在执行过程中变形或者“流产”,根源就在于员工对待制度的认识和心态。所以作为企业的管理者,不能再把精力放在如何去把企业的制度设计的多么完美,必须回归制度的本质,回归员工对待制度的认识,改造员工对待制度的心态,塑造企业制度文化,给团队注入商业人格,这才是企制度化管理的出路。

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雪崩时,没有一片雪花是无辜的

二鹿仁马
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从案例的题意可以得出,财务相关的制度发到群里后就被群消息淹没了,很多员工并没有看到更新后的财务制度消息,说明员工习惯性关注人力行政部发布的消息,同时认可人力行政部对制度发布的权威性。从题主的文字表述来看,财务总监没有认可人力行政部对于制度发布的权威性,财务部既然自己发布制度通知,那就不要怪人力行政部对其造成的麻烦视而不见了,只是没有想到员工还是找回了人力行政部,追责人力行政部,改了财务的报销流程却不说,人力行政部觉得明明是财务总监不按流程办事,还让人力行政部背锅,真是冤枉!人力行政部被员工误会,真的只是财务部的责任吗?公司运营时,没有一个岗位可以闭门造车、独善其身。一家公司的良性运营,离不开每个岗位的的员工尽职尽责,只要有一个人在消极怠工或恶意不做好工作,就会给很多同事造成工作上的不便。比如我们曾招过一个采购人员小张,小张有离职的想法后,单一个采购产...

       从案例的题意可以得出,财务相关的制度发到群里后就被群消息淹没了,很多员工并没有看到更新后的财务制度消息,说明员工习惯性关注人力行政部发布的消息,同时认可人力行政部对制度发布的权威性。

 

       从题主的文字表述来看,财务总监没有认可人力行政部对于制度发布的权威性,财务部既然自己发布制度通知,那就不要怪人力行政部对其造成的麻烦“视而不见”了,只是没有想到员工还是找回了人力行政部,追责人力行政部,改了财务的报销流程却不说,人力行政部觉得明明是财务总监不按流程办事,还让人力行政部背锅,真是冤枉!

       人力行政部被员工“误会”,真的只是财务部的责任吗?

 

       公司运营时,没有一个岗位可以闭门造车、独善其身。

       一家公司的良性运营,离不开每个岗位的的员工尽职尽责,只要有一个人在消极怠工或恶意不做好工作,就会给很多同事造成工作上的不便。

       比如我们曾招过一个采购人员小张,小张有离职的想法后,单一个采购产品-付款的工作处理不当,就影响了很多同事的工作。

 

       在销售部的运营同事下了《采购申请单》时,小张采购产品的来货数量和运营人员《采购申请单》上的产品数量、颜色有出入。

       申请付款时,小张在没有经过领导同意的情况下给供应商申请大额款项,导致财务多方确认才没有把这笔当时不应该付的款付出去,给财务工作带来了很多不便。

       在个人行为上,小张以请假为由,让行政部帮忙搬个人物品,行政部若不搬就会影响公司其他工作的安排。

       由此看来,各部门岗位之间的工作,并不是完全独立存在的,而是相互关联的。

 

       回到案例中来,人力行政部明明知道可能会发生信息不对称引起的沟通不愉快,却没有及时提醒财务、协助其更好的传达制度变更的信息,导致被员工追责,并非一点责任也没有。

 

       要避免这种情况再出去,可以从以下几点完善。

       首先,人力行政部做好新员工入职培训。

所有的新员工入职之后,不论职务高低,都要做好新员工入职培训,对每个部门的职能都要做介绍,包括公司各部门的制度都统一由人力行政部发布等,都要一一告知新员工,对于管理人员,更要做好强调工作。

 

       如果财务总监没有对入职培训走心,财务部的其他员工也应该知晓并尽可能做到提醒的义务,在这里要解决信息不对称的问题,让员工知道制度里有这样的规定,而不是两眼一抹黑,这样也行,那样也行,而忽略了不合理的工作处理方式背后带来的麻烦。

 

       每当公司有新制度发布时,如果公司的员工数量大,制度关乎的人也多时,制度发布部门会面临大量的制度解释工作,面对有些喜欢“钻牛角尖”的员工,有时说服他们理解并服从制度并不是一件简单的事。

       相信有人力行政部来做解释制度这样的“苦差事”,财务部也是乐意偷偷懒的。

 

       其次,制度执行有偏差时,第一时间纠正。

       人力行政部的员工第一次发现财务部自己发布制度时,可委婉提醒财务总监,说明其中可能造成的信息不对称,大量的员工解释工作,同时明确人力行政部、财务部的职责等,并及时补救,比如人力行政部按正常工作流程重新发布财务部的制度,并提醒大家报销前注意按新制度执行。

 

       若财务有特殊要求,申请自己发制度,人力行政部的同事可以给财务部一些建议。

       比如设置群待办消息、私下再给每个部门的负责人再发一份、在会议上强调报销流程的变更……

而不是看到这种情况后,听之任之,认为“事不关己,高高挂起”,最后被员工不管三七二十一地追问人力行政部改了流程为什么不说。

 

       最后,谁发布制度不重要,重要的是达到员工接收信息的目的。

       制度发布的流程一般是这样的:

       制度发起部门草拟制度-部门领导审批确认-人力行政部确认-总经办确认-人力行政部发布。

有些公司的部门,所有的制度都是由人力行政部发布的,而有些是由各部门自己发布,只要目的达到,两种方式皆可以。

 

       当制度是面向全体员工时,员工通常都认可人力行政部发布制度的权威性,应该由人力行政部发布。

       比如《员工手册》、《薪酬管理》、《绩效管理》、《股东分红协议》等制度。

       当只是某些部门针对个别员工或个员部门发布的制度,可由制度制定或发布部门直接发布到对应的部门或人员,但同时人力行政部要提醒中间可能出现的问题及如何解决。

 

       雪崩时,没有一片雪花是无辜的,一家公司的员工若是都从内而外地,开始只顾着自己的份内工作处好理好,而不顾及与其他同事的工作关联时,这家公司的经营迟早会出问题。

       而员工如果想要做好自己的工作,有更好工作前景和钱景,必然也要在工作当中多方考虑,才能做好本职工作!

 

       共勉!

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组织制度化管理:制度的颁布与实施

李继超
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组织制度化管理:制度的颁布与实施一、制度管理目标决定制度实施方式有事儿没事儿发个制度、制度先行,管理随后、国家法制化,企业制度化。。。制度型管理,这是一个仅15年来最流行的词儿之一,也同时赋予了制度很多新的含义。西方管理经验下的制度化,为我们提供了很好的借鉴效果,但也同时带来了许多麻烦。上一节我们谈了制度的本质:制度本质是约束,机制本质是激励。制度、制度,要有制有度。制度是当权者约束、管理被管理者的一个工具、方法、手段。制为约束内容,度为管理成本。制度有公示属性,但又具备适用属性。制度有明确的约束对象,对哪些人管用、对哪些事儿管用、对哪些情形管用。这些条件属性都对制度的颁布实施有着特殊的要求。既然是制度有约束属性,就要将这个约束的度把控好,尽量不要让它影响到不必要的管理范畴。制度是把双刃剑,它具备强大的风险控制能力,也具备极强的激励破坏力。二、制度颁布...

组织制度化管理:制度的颁布与实施

一、制度管理目标决定制度实施方式

有事儿没事儿发个制度”、“制度先行,管理随后”、“国家法制化,企业制度化”。。。

制度型管理,这是一个仅15年来最流行的词儿之一,也同时赋予了制度很多新的含义。西方管理经验下的制度化,为我们提供了很好的借鉴效果,但也同时带来了许多“麻烦”。

上一节我们谈了制度的本质:制度本质是约束,机制本质是激励。制度、制度,要有制有度。

制度是当权者约束、管理被管理者的一个工具、方法、手段。制为约束内容,度为管理成本。

制度有公示属性,但又具备适用属性。

制度有明确的约束对象,对哪些人管用、对哪些事儿管用、对哪些情形管用。这些条件属性都对制度的颁布实施有着特殊的要求。

既然是制度有约束属性,就要将这个约束的度把控好,尽量不要让它影响到不必要的管理范畴。制度是把双刃剑,它具备强大的风险控制能力,也具备极强的激励破坏力。

二、制度颁布的常规方式

最起初的制度颁布方法就是口口相传(如典故),之后又刻印在不同载体之上(如铭文、布告、文书、典籍等等),到了现代更是利用电子技术、互联网技术广泛的发布、存储于不同的载体和渠道。

目前,我们在企业管理中,常用的颁布方式有:口头约定、公告张贴、群文件管理、系统查询等。

1、口头约定:对于小范围、高频、不重要的管理情形,我们一般采取“口头约定”即可。例如:进入办公室前先敲门、办公区不要吃零食、票据粘贴要规范、图书借阅要凭借书卡等等。当这些制度多了,汇总成集之后,就会形成《员工行为规范》、《办公用品管理办法》、《图书管理流程》等这些针对强的场景类制度套集。

我们需要注意的是:这类制度套集的形成,过程要比结果重要,没有完整的经历过程检验,即便是一下子就拿出“成熟”的制度,也都会被束之高阁、形同虚设。

2、公告张贴:对于范围较广、低频、不太重要的管理情形,我们一般采取“公告张贴”的方式。例如:财务报销流程、报销单规范办法、窗口办公业务流程须知等。

这类制度,一般的适用范围很窄,仅在办理某项特殊业务时,起到提高整体效率之用。个别被约束者可能会有抱怨,但对整体而言还是能够提高办事效率的。

我们需要注意的是:对于“受益岗位”而言,我们要清楚的知道,制度为我们解决了很多需要“开口”的事务,但也产生了部分“不开口”的麻烦。这就一定要注意处事的态度。这也是为什么很多时候,我们要考核窗口办事员、财务、行政人员服务满意度的原因。

3、群文件管理:对于范围广、影响度大的管理情形,我们一般采取“群文件管理”的方式。例如:财务预决算制度、薪酬绩效制度、合同类法务管理制度、资产管理统筹制度等。这类制度不是影响着大量、重要的人、财、物,就是关系着企业的重要经营管理活动。它的约束性和严肃性也是非常强的,对于制度的实施,更会上升到按制度办事就是按原则办事的高度。

我们需要注意的是:此类制度,一般要由公司级官方颁布、签字授权完整、流程清晰明确、奖罚依据公正(公正不是公平)、执行过程透明。这一级的制度,才是真正的“制”,亦可称为公司的“法”。(口头约定、公告张贴为“规”,权力规配、隶属所有为“章”)

4、系统查询:系统查询可以理解为是对各类规章制度的统筹管理,具备时效长、系统性强、权威性、多功能性等特点,也会常配专管部门来进行维系和优化。系统载体有:集、经、史、系之分,现代管理也常用oa系统实现。这一级的制度,也称为“典”。

加上我们之前提到的“例”、“律”、“常”,就是所谓的“七法则”。(典、章、制、律、例、规、常)

三、成本博弈

任何体制的实施都是要讲究成本收益的,现代企业管理更是如此。

在现代组织制度化管理的过程中,我们对“人”的信任越来越低,甚至可以说是到了历史以来的“低点”。

各类制度充斥各部,权力者多言少束,普通员工最好闭口不言、执行即可。如此,看似沟通次数少了,但实质成本却高了。

仅需沟通就能解决的事儿,变成了事后追责,重责少事,最后无利不事。

语言,是上天赋予我们的天赋能力之一,千万不要买椟还珠啊。擅用沟通,慎用制法,才是管理的善道,这就是制度的“度”。

 

 

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制度发布的管理流程要这么做

王胜会卷毛老师
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hello!亲爱的智慧职场hr小伙伴!我是提出能写、能讲、能谈三能人才模型的@工具书作家王胜会-卷毛老师!规章制度发布的流程属于过程管理,过程无效可能会导致制度本身的规范不能成为仲裁庭上有力的证据。企业在推行例如报销流程等财务管理制度在内的制度化管理的过程中,要意识到制度和表单的执行效果会受到多种因素的综合影响。在实现由人治、人情管理向制度化管理的转变过程中,企业管理人员既不能急于求成,也不能流于形式,要营造良好的制度化管理氛围,确保制度一经制定且经过规定的程序、权限领导签字公示后,就必须上下一致严格执行。制度一经制定,就要为企业的运营和发展服务,而非束之高阁。因此,经批准后的各项规章制度,企业应当以适当的方式向全体员工公示,以示制度自公示之日起生效,也便于员工遵守执行。1.选择制度公示的方式一般来说,常用的制度公示方式有4种,企业可根据实际情况选择运用。(1...

hello!亲爱的智慧职场hr小伙伴!我是提出“能写、能讲、能谈”三能人才模型的@工具书作家王胜会-卷毛老师!规章制度发布的流程属于过程管理,过程无效可能会导致制度本身的规范不能成为仲裁庭上有力的证据。

 

企业在推行例如报销流程等财务管理制度在内的制度化管理的过程中,要意识到制度和表单的执行效果会受到多种因素的综合影响。在实现由“人治”、“人情”管理向制度化管理的转变过程中,企业管理人员既不能急于求成,也不能流于形式,要营造良好的制度化管理氛围,确保制度一经制定且经过规定的程序、权限领导签字公示后,就必须上下一致严格执行。

 

制度一经制定,就要为企业的运营和发展服务,而非束之高阁。因此,经批准后的各项规章制度,企业应当以适当的方式向全体员工公示,以示制度自公示之日起生效,也便于员工遵守执行。

 

1.选择制度公示的方式

 

一般来说,常用的制度公示方式有4种,企业可根据实际情况选择运用。

 

(1)全文公告公示。在企业公共区域将制度内容全文公告,并将公告的现场以拍照、录像等方式记录备案。

 

(2)集中学习。召开全体职工大会或者组织全体职工进行集中学习、培训,让员工在“培训出勤表”上签名。

 

(3)作为劳动合同附件。将制度作为劳动合同的附件,做到人手一册,在劳动合同中专款约定“劳动者已经详细阅读,并愿遵守本企业的各项规章制度”等内容。

 

(4)员工阅读签字确认。将制度做成电子或纸质文本交由员工阅读并在阅读后签字确认,确认方式包括在制度的尾页签名、另行制作表格登记、制作单页的声明或保证。

 

2.公示制度的注意事项

 

作为企业的经营管理人员或人事管理人员,在制度公示工作方面一定要细心谨慎,务必要严格注意两大事项:

 

事项1:务必让当事人知晓

务必将有关当事人的有关通知、决定等送到当事人本人手中,而不是通告一贴,高高挂起,这样才能做到真正的“公示”、“告知”。

 

事项2:注意留存公示的证据

不同公示方式也不同的证据留存方式,例如,让员工在“签阅确认函”上签字确认,确认的内容主要包括“已经阅读、明了”并且承诺“遵守”。

 

3.营造自觉遵守制度的氛围

 

(1)加大宣传力度,提高员工对制度的认识

(2)管理人员要以身作则,不断提高执法水平

(3)正确处理制度化管理与情感管理之间的关系

(4)采取适当方法开展警示教育,营造自觉遵守制度的良好氛围

(5)及时发现并妥善处理非正式组织的抵制行为

 

4.管理制度执行的三个机制建设

 

管理制度的生命力在于贯彻执行。有制度不执行,或执行不严明,则制度形同虚设,所以必须建立完善的制度执行机制,具体包括以下三方面的内容。

 

(1)建立制度执行的监督机制

监督检查是对企业制度执行情况的督察,是制度有效执行的基础。在监督过程中,要做到责任层级清晰化,层层落实,各负其责,加强监督检查,确保制度执行的到位。

 

(2)建立制度执行的考核机制

制度执行的考核机制对企业制度的执行起到敦促作用。在设定制度的考核机制时,要注意客观、公平和公正,让执行制度不力的人充分暴露出来并得到相应的处罚,让坚决执行制度的人得到肯定、奖励和重用。

 

(3)建立制度执行的追究机制

制度执行的追究机制是对考核机制的补充。追究原则是:坚持实事求是、有错必究,处罚与责任相适应,教育与处罚相结合。制度追究最主要采取的方式是教育培训,提高员工执行制度的自觉性。对于教育培训后,仍然违反制度的,给予一定处罚。

 

2022新年新管理、高绩效,虎虎生威,从制度发布的管理流程规范化做起吧,以形成规章制度设计、起草、修订、废止的规范化、标准化、科学化的流程。

 

 

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制度出台流程是严肃的,岂能随性为之

秉骏哥李志勇
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财务部出一个制度,直接发到群里,就可以实施,是不是太儿戏了。对制度出台及其流程,想说以下几句:1、制度无奈性为什么要有制度?没有可不可以?制度是严还是松为好?要回答这些,应当搞清楚出台制度的初心,我认为应当是:当某些现象达到士可忍孰不可忍的程度,已经带来较坏的影响或损失,如果不及时控制,会朝更为糟糕的方向发展,但是,靠人治无法较好解决,或者对今后再避免类似现象发生难以起到惩前毖后和预防的作用,于是,制度出台便提上了议事日程。说白了,如果所在单位或某个范围内的人、动物或事情都高度自觉,遵守本分,做该做的事,绝不做不该做的事,这样的理想状态,肯定是不需要任何制度的,包括所有管理人员、机构等都是多余的,这是什么时候的事情?我们是不是一下子就能够联想到读书时正字老师讲的gc主义啊。但是然而,现实往往把理想打破,目前来看,但凡有人、动物或事情的地方,需要向着我们...

财务部出一个制度,直接发到群里,就可以实施,是不是太儿戏了。对制度出台及其流程,想说以下几句:

1、制度无奈性

为什么要有制度?没有可不可以?制度是严还是松为好?要回答这些,应当搞清楚“出台制度的初心”,我认为应当是:

当某些现象达到“士可忍孰不可忍”的程度,已经带来较坏的影响或损失,如果不及时控制,会朝更为糟糕的方向发展,但是,靠人治无法较好解决,或者对今后再避免类似现象发生难以起到惩前毖后和预防的作用,于是,制度出台便提上了“议事日程”。

说白了,如果所在单位或某个范围内的人、动物或事情都高度自觉,遵守本分,做该做的事,绝不做不该做的事,这样的理想状态,肯定是不需要任何制度的,包括所有管理人员、机构等都是多余的,这是什么时候的事情?我们是不是一下子就能够联想到读书时正字老师讲的gc主义啊。

但是然而,现实往往把理想打破,目前来看,但凡有人、动物或事情的地方,需要向着我们人类意志发展时,都可以用制度来约束以上这些方方面面。

所以,从以上角度来说,出台制度或者对某些人/物/事等做出规范、约束等,实属“无奈”之举,或者目前来说还找不到比“用制度来约束”更好的办法了。

大到全世界,随着温室效应对人类生存威胁的增加,巴黎协定便出现了;中到改g开f市场经济,出台的法规不算少;小到企业,要求员工按时上下班出台考勤制度;更小的到家庭,家长为保护未成年女孩,要求其晚上几点必须回家。凡此种种,多数是书面化规定,少数是口头约定,但试问,有哪一项不是“被迫”“被逼”或“无奈”的选择呀?

2、国家有规定

法规对企业出台制度是有清楚的规定的,企业不能想当然的出台任何制度,如果内容违法、流程不合法,法律层面上讲,制度是无效的。

国家的这个规定在哪里?具体怎么说的?请看:

劳动合同法第四条规定:用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

从以上规定可以看出:“依法建立和完善”,说明内容要合法;“经职代会或全体职工讨论,提出方案和意见”“平衡协商”“公示或告知劳动者”等关键词,表明了企业出台规章制度的流程。

进一步看,就是规章制度的内容要合法,不能有违法的内容,比如:法律规定员工每周上班时间不能超过40小时,加班不能超过36小时,如果企业在规章制度中明确员工只能单休并且无加班费、或者每月加班在70小时内的不算加班费等就是违法了;另外,制订制度的流程至少要有:职代会或全体员工讨论的证据、事实,提出了什么意见或方案,公司公示的证据,或培训签名的证据等。

3、违法制订的可能后果

我们说公司规章制度违法制订,一般是指内容和制订流程违法。

比如:本案中的财务部制订或修改某些制度或流程,就直接发到群里,先不说内容合不合法,制订流程就是违法的,一旦员工较起真儿来,本案中的财务相关制度显然就站不住脚。

那么,违法制订的制度,会有哪些可能的后果呢?

先说公司内部,一是员工可能并不知情,然后可能会与相关部门或人员争执,这不是浪费精力和时间的内耗吗;二是员工对公司信任感降低,员工会认为公司对待制度如儿戏,那么,员工在对待公司领导的工作安排或其他任务时,可能也会不那么认真;三是管理混乱,任何部门如果都可以随便制订制度并发到群里就有效的话,谁来协调各部门制订制度的匹配性、可能重复性,如果存在相互矛盾、冲突的地方怎么办,以谁的为准,一定会导致管理混乱

再说外部,如果员工对公司制度不认可,或者员工正在与公司仲裁或诉讼,当公司要出示规章制度的证据时,如果拿出来的制度制订流程不合法,甚至内容都是违法的,一定会被仲裁庭或法院认为制度无效,这时,公司就非常被动了,输掉官司的可能性会大大增加。

4、正常的管理流程

通过前面的分析,我们已经了公司制度、发布规章制度的流程,不管是公司级、部门级甚至是班组级的制度,都要遵守这个流程,只要是对全部或部门员工进行管理的制度,都须如是对待。

如果口头、会议、会议纪要或者公司领导只是这样要求,恐怕也难以做到每个部门和领导都严格遵守,我认为,应当从两个方面来明确限制:

1)出台《制度管理办法》

也就是我们通常说的iso程序文件中的《文件与资料管理程序》,里面就要详细说明各种制度的制订、审核、批准、公示、培训、生效流程、修改、违反处理、归口管理部门。

对这个文件也要组织公司各级领导、各部门学习,对不按文件办事的任何人, 一经查实,要通报批评甚至给相应处理。

2)奖惩办法

任何公司对员工的管理,都应当有奖惩管理办法,这里面也可以规定“违反公司相关流程办事的行为”应当要给予处理。当然,一年都没有员工违反的部门领导可以给予奖励,特别是管理人员违反,还应当给予加倍处理。

5、理当处理财务总监

由此我们可以判断,该本案公司并未实施iso质量管理体系的管理,或者说管理不严格不到位不严肃,另外,该财务总监可以说是一个er货,既对iso体系不清楚,也对基本的管理制度出台流程不明白,如果是明知故犯,那就是目中无人,把人力行政部和上级领导不放在眼里。严格意义上讲,应该加重处理,如果不处理,是没办法服众的。

如果说其不明白以上流程或注意事项,那就是严重不胜任这个职位的表现,理当拿下;如果说明知故犯,那必须加倍处理,以儆效尤、挫其锐气。每次都发到群里,太离谱,不能再忍了。

所以,人力行政部要将此事上报公司领导和老板,不能与财务总监私下交流,一定要严肃处理,在公司级会议上提出来。

回过头来看,财务部每次都这样为之,其实与人力行政部对财务部第一次这样的行为没有较好沟通协调、干预有关,也算是有纵容、迁就之责,放到其他地方:员工第一次违纪也不能置之不理,要给予严肃的提醒、警告,这样,才能防止朝着更糟糕更大胆的方向发展。

 

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企业制度拟定及发布标准流程

他乡沈冬青
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企业制度拟定及发布标准流程企业制度起草完以后,通过层层审核、审批,公司总经理等有最终审批权的人员签批后制度能不能执行?建议不要执行,因为它程序不合法,是无效的,按制度中的内容与员工有劳动纠纷后,公司就会处于被动状态,这就是为何很多企业打起劳动官司,会输在规章制度上的原因之一。下面笔者就和各位hr伙伴唠嗑唠嗑制度的来龙去脉,如果你的企业制度拟定发布流程与下面的要求有些差异的,请大家根据平时工作进行修订,如果基本上符合下列特征的,就尽量尽善尽美。规草制要合法,除了内容合法,就是程序合法。一般制定规章制度的程序分为四个步骤:一、起草制度草案要求:部门根据业务需求,来决走是否制定新的制度。制度的制定不能想当然,制走前要广泛的征集意见或者深入调研。起草草案要先列框架、标注重点、列明和其它制度的关联性,有的还要考虑新制定制度与其它制度有冲突的地方如何来解决;然后再...

企业制度拟定及发布标准流程

 

企业制度起草完以后,通过层层审核、审批,公司总经理等有最终审批权的人员签批后制度能不能执行?建议不要执行,因为它程序不合法,是无效的,按制度中的内容与员工有劳动纠纷后,公司就会处于被动状态,这就是为何很多企业打起劳动官司,会输在规章制度上的原因之一。

 

下面笔者就和各位hr伙伴“唠嗑唠嗑”制度的来龙去脉,如果你的企业制度拟定发布流程与下面的要求有些差异的,请大家根据平时工作进行修订,如果基本上符合下列特征的,就尽量尽善尽美。

 

规草制要合法,除了内容合法,就是程序合法。一般制定规章制度的程序分为四个步骤:

 

一、起草制度草案要求:

部门根据业务需求,来决走是否制定新的制度。制度的制定不能想当然,制走前要广泛的征集意见或者深入调研。起草草案要先列框架、标注重点、列明和其它制度的关联性,有的还要考虑新制定制度与其它制度有冲突的地方如何来解决;然后再完善内容,将语言严谨、合法、合理。

 

二、集体讨论及修订要求:

制定的规章制度要经过公司员工讨论程序,法律依据:《劳动合同法》第四条用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

 

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决走公示,或者告知劳动者。

 

到底是采用职工代表大会还是职工大会,这个各地的《职工代表大会条例》都有指导意见,可以参照指导意来确走,如果公司有《职工代表大会制度》的,按公司制度执行会上职或全体职工对制度草案进行讨论并提出修改意见,这个一般不是一次就能成功的,可能需要与会人员多次的讨论修改。讨论修改完善后形成制度讨论最终稿,经与会人员投票通过。

 

需要注意的是,要将会议组织的通知、与会人员签到表、会议照片、修改建议或意见、会议记录等归档,留作证据资料备查。

 

三、审批通过要求:

 

会议上投票通过了制度最终稿,才能进入审批流程,按照公司内容的审批流程,经过逐级签字、加盖公章后公布执行。

 

四、制度公示及培训要求:

 

1、网络公示:如通过oa系统、公司内网、电子邮件、qq等向员工公示。注意制作学习确认表或免读表让员工签字。

2、公示栏公示:通过公司公示栏张贴向员工公示。注意保留制度公示时的照片,制作学习确认表或阅读表让员工签字。

3、员工手册公示:修改员工手册,向员工发放公示。注意制作签收表让员工签字。

4、制度下发:向每位员工发下制度。注意制作签收表让员工签字。

5、劳动合同附件:将制度作为劳动合同附件。(补充劳动合同签收表让员工签字。

6、培训公示:进行全员培训,留下培训记录、签到表等,建议最好有考试试卷作为证据。

7、制度传阅:打印一份或多份制度让员工传阅。注意制作传阅表让员工签字。

 

上述方法中,可以采用几种方法同时进行,最重要的是留下员工知道或应该知道的证据,各种表单制作没有规范格式,如在督种表单中体现员工姓名、部门、签字时间,并在里面增加几句话:我已经认真学习阅读完《xx管理制度》全部内容,并知晓制度的生效时间、具体要求、不执行或违反制度的处罚措施等。

 

像打卡话题中的财务制度直接下发,说明这个财务总监也是“空壳子”一个,工作了这么多年,连最基本的制度发布都搞不清楚。我们不奢求每家企业都像上述四条流程一样,做的尽善尽美,但是“样子”要有吧?如果没有,那就不能称之为制度了。

 

本文仅供参考,大家如果觉得有帮助及需要的,就点赞 收藏吧!

 

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企业制度发布的完整mz程序及表单

郑军军
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先不说调研、征求意见和开会讨论了,新的制度、流程出来后,是需要宣贯的,公司层级的宣贯,各部门级的宣贯,以及必要的考试都是必不可少的。文件往群里一丢,被各类信息快速覆盖不说,就算大家都看到了,也没人会认真去看。最终出现的结果就是每次报销的流程、贴票方法、可以用哪些票抵税等等总是不对,然后就不停的问财务,反反复复,造成工作效率低下,财务有怨言、报销的人也有怨言。另外,直接涉及劳动者切身利益的规章制度是要走mz程序的。《劳动合同法》第四条 【规章制度】用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职...

先不说调研、征求意见和开会讨论了,新的制度、流程出来后,是需要宣贯的,公司层级的宣贯,各部门级的宣贯,以及必要的考试都是必不可少的。文件往群里一丢,被各类信息快速覆盖不说,就算大家都看到了,也没人会认真去看。

 

最终出现的结果就是每次报销的流程、贴票方法、可以用哪些票抵税等等总是不对,然后就不停的问财务,反反复复,造成工作效率低下,财务有怨言、报销的人也有怨言。

 

另外,直接涉及劳动者切身利益的规章制度是要走mz程序的。

 

《劳动合同法》

 

第四条 【规章制度】用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

 

一、mz程序基本流程:

 

人力资源部编写规章制度草案→职工代表大会或全体职工讨论→职工或职工代表提出自己的意见→公司与工会或职工代表大会协商确定→上报公司审批后公示→组织全体职工传阅和学习,并做好相关记录。

 

在网上有一整套流程及表单,我觉得挺全面,能更好防范风险,在这里分享给大家,供大家参考:(在我pg电子官方网址入口主页的资料里面,大家也可以免费下载)

 

1.开会通知

 

2.协商会议签到表

 

3.协商记录表

 

4.会议纪要

 

5.关于公布实施xxx的公示

 

6.签收确认书

 

 

 

二、职代会人员组成要求:

1.职代会人数按照不少于全体职工人数的5%确定,最少不少于30人。职代会人数超过100人的,超出的代表人数可以由企业与工会协商确定。

 

2.企业中层以上管理人员一般不得超过职工代表人数的20%。

 

3.有女职工和劳务派遣职工的企业,职工代表中应当有适当比例的女职工和劳务派遣职工代表。

 

三、任期与会议、表决要求:

1.职工代表大会每届任期为3-5年。具体任期由职代会根据本单位的实际情况确定。职工流动性较大的小型企业,可以根据企业实际情况,每年改选1次,可以连选连任。

 

2.职代会每年至少召开1次。每次会议必须有三分之二以上的职工代表出席,方可召开。

 

3.职代会选举和表决相关事项,必须按照少数服从多数的原则,经全体职工代表的过半数通过。对重要事项的表决,应当采用无记名投票的方式分项表决。

 

雕刻自己是个痛苦的过程,但请坚信你会获得一个更好的自己。共勉!

 

好了,本次话题就到这里,我是专注分享干货与实战技巧的帅气大叔郑军军,我们下次再见!

(本文系个人原创,pg电子官方网址入口的版权所有,任何形式的转载都请注明出处或联系本人,侵权必究!)

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发文培训都要走,做好协同少烦恼

丛晓萌
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本文系属原创,著作权归本人所有,任何形式的转载都请联系本人,抄袭者必究!一、找准问题之所在:可能题主觉得由财务部发文是造成题主面临问题的主要原因,实则不然,通过题主的叙述我认为在整个过程中,反映出来以下几个管理层面的问题:1、财务部的总监缺乏相关知识储备,对如何正确进行制度公示有误解,采取了不适合的公示方式。2、公司内部没有《文件管理制度》导致发文流程、发文主责部门不清,责任不明,才出现了这种乱象。如果有此制度,那财务的总监绝对不会如此行事。3、所谓的公示之后,相关培训没有跟上,导致很多同事不知道财务部改革后的报销流程,而且甚至有人连财务部何时发的新制度都不知道,认为是题主所在人力行政部改了发文流程,把矛盾聚焦在了题主所在部门。4、题主所在人力行政部和财务部门在发文前、中、后并没有做到应有的协同,哪怕是财务发文之后看到了,人力协同补位,也不会导致矛盾焦点...

        本文系属原创,著作权归本人所有,任何形式的转载都请联系本人,抄袭者必究!

一、找准问题之所在:

        可能题主觉得由财务部发文是造成题主面临问题的主要原因,实则不然,通过题主的叙述我认为在整个过程中,反映出来以下几个管理层面的问题:

        1、财务部的总监缺乏相关知识储备,对如何正确进行制度公示有误解,采取了不适合的公示方式。

       2、公司内部没有《文件管理制度》——导致发文流程、发文主责部门不清,责任不明,才出现了这种“乱象”。如果有此制度,那财务的总监绝对不会如此行事。

        3、所谓的“公示”之后,相关培训没有跟上,导致很多同事不知道财务部改革后的报销流程,而且甚至有人连财务部何时发的新制度都不知道,认为是题主所在人力行政部改了发文流程,把矛盾聚焦在了题主所在部门。

        4、题主所在人力行政部和财务部门在发文前、中、后并没有做到应有的协同,哪怕是财务发文之后看到了,人力协同补位,也不会导致矛盾焦点在题主所在的人力行政部了。

       那既然题主所在的人力行政部在此次事件中存在的问题我这边已经罗列清楚了,剩下的就简单了,对症下药即可。

二、发文培训都要走:

         在本文的第二部分,我会针对第一部分发现的四个问题中前三个问题的pg电子官方网址入口的解决方案提出pg电子官方网址入口的解决方案。

         根据《劳动合同法》第四条“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。”

        作为题主应该知道在现有的国家法律法规框架之下,企业的规章制度必须经过合法程序制定,并公示或告之劳动者,才具有法律效力,而财务总监显然并不具备相关知识储备,采用了不适合的发文方式——在公司群里发文,并埋下了风险。

       哪些是符合法律规定且可以帮助公司留下相关证据的发文公示方式呢?以下发文公示方式供参考:

     (1)召开员工大会公示或全体员工参加培训学习,并保留相应的有员工参会签到表、有员工签名的会议或培训记录;

     (2)把公司规章制度装订成册,请员工入职时进行阅读学习,并在《***公司制度阅读签收表》上签字,声明已阅读了解及同意遵守。

      (3)把公司规章制度印刷成小册子,分发到每位员工手中,并请员工确认阅读签收并承诺遵守相关制度。

       (4)把公司规章制度作为《劳动合同》的附件,确认员工已阅读理解企业的规章制度,并承诺遵守。

        那题主应该如何做才能杜绝类似事情发生呢?具体pg电子官方网址入口的解决方案如下:

       1、制定《文件管理制度》并在该制度里明确公司发文部门、发文部门责任与职能、发文的合规性审查规定、发文公示前的公司内部审批流程、发文公示流程;

       2、对公司所有人员进行《文件管理制度》的培训,通过培训不仅让公司非人力资源的人力资源管理者对相关内容做到心中有数,而且普通员工也对公司内部谁是发文的责任部门、发文的公示流程做到熟悉、了解。

       3、把财务相关制度按照新的《文件管理制度》进行规范:从内审、到公示再到公示之后的全员培训,可以给全员打个样。

三、做好协同少烦恼:

         产生如此负面的影响——很大程度上源于第四个问题——题主所在人力行政部和财务部门在发文前、中、后并没有做到应有的协同,哪怕是财务发文之后看到了,人力协同补位,也不会导致矛盾焦点在题主所在的人力行政部。

        其实有三个时机可以预防如此局面的发生:

        1、财务总监入职时如果对公司相关制度进行培训,财务总监不会不顾既往的“规矩”胡乱行事;

         2、财务总监把文件发到公司群的时候,公司人力行政部的主管领导就应该出面跟财务总监沟通,告知正确的发文公示流程;

        3、财务制度更新之后,人力行政部并没有意识到本部门是全员培训协同者的角色,而放任事情不断发酵。

       以上三个环节,不论哪个环节人力行政部门协同工作做到位了,事情也不会一发不可收拾到这种地步。

       每个人都不是在真空中生活的,在职场中必有协同,本可以主动做管控的事情,为什么不主动去与当事部门主管领导沟通而放任事态恶化?

       在本案例中,财务总监固然有问题,但是不应该是问题的主要责任者,其实更加多多反思的是人力行政部门。在今后的工作中应该如何做好部门协同、如何为公司降低相关风险、如何为兄弟部门提供专业咨询及服务都是题主所在的人力行政部门该思考的地方。

       tips:职场人士都不是活在真空里,本案例我既指出了问题也给到了pg电子官方网址入口的解决方案,让人扼腕的是,作为专业的hr,贵司的人力行政部有三次改写结局的机会,但是都错过了,建议题主所在的人力行政部除了思考我给到的管理方面的pg电子官方网址入口的解决方案之外,还要思考在今后的工作中应该如何做好部门协同、如何为公司降低相关风险、如何为兄弟部门提供专业咨询及服务。

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构建hr生态丨82.制度要归口管理

李庆山
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(本篇请据实取用,计2200字左右。)制度体系是公司管理水平的重要体现。为了让制度管理工作正常运转,在公司内部制度都是由某个部门作为制度归口管理部门进行统一管理。一、制度归口管理部门的职责我们知道,制度并不是简单的文字堆砌,制度内部包含极强的逻辑性,并且在制度展示上也有一定的要求。1、制定制度框架和制度建设计划1)制度需求不同不同部门和不同管理人员对制度的理解不同,就造成对制度的需求不同。作为制度管理部门,应该贴合各部门实际需求,制定公司制度框架,并且根据框架确定制度建设计划。2)制度分级管控不同规模的企业对制度管理的力度不同。一般情况下,如果是集团性公司,就会从集团层面开始设置制度,然后是公司层,最后是部门层级。根据组织架构层级的设置,可以多设置一层,比如增加事业部层;也可以少设置一层,比如非集团性质的公司就不必设置集团层。3)制度建设可作为重点工作对于制...

       (本篇请据实取用,计2200字左右。)

 

       制度体系是公司管理水平的重要体现。为了让制度管理工作正常运转,在公司内部制度都是由某个部门作为制度归口管理部门进行统一管理。

 

       一、制度归口管理部门的职责

 

       我们知道,制度并不是简单的文字堆砌,制度内部包含极强的逻辑性,并且在制度展示上也有一定的要求。

 

       1、制定制度框架和制度建设计划

 

       1)制度需求不同

       不同部门和不同管理人员对制度的理解不同,就造成对制度的需求不同。作为制度管理部门,应该贴合各部门实际需求,制定公司制度框架,并且根据框架确定制度建设计划。

 

       2)制度分级管控

       不同规模的企业对制度管理的力度不同。一般情况下,如果是集团性公司,就会从集团层面开始设置制度,然后是公司层,最后是部门层级。根据组织架构层级的设置,可以多设置一层,比如增加事业部层;也可以少设置一层,比如非集团性质的公司就不必设置集团层。

 

       3)制度建设可作为重点工作

       对于制度建设需求比较高的企业,这一部分也可以作为绩效的一部分。在进行年终总结时,通常会将制度建设情况一并向集团领导做汇报,体现公司规范化管理的水平。

 

       2、审查制度合理性

 

       1)审查合理性的原因

       如果我们自己管理制度,就会认为制度本应该就制定成这个样子。但是对别人来说,并不清楚制定制度的规则,甚至在违法的边缘游走。比如,和劳动者利益相关的制度,各个部门在制定时就一个劲的罚款,只要不服那就是罚款;人员不合适那就是辞退,从来不去考虑劳动用工风险。

 

       所以,在这类制度发布之前,制度归口管理部门应对制度的合理性进行审查。因为这不仅仅关系到劳动用工风险,还关系到公司的管理水平。要知道,没有不透风的墙,一个以罚款为主的企业在行业中的名声肯定是不好的。

 

       2)审查合理性的内容

       审查制度合理性包括两方面内容,一方面是逻辑的合理性。对于同一类型的事务,处理的方式方法是不是一样?对于同一件违纪事情,处罚的额度是不是相同?这是关系到逻辑的合理性。另一方面是制度的合理展示。制度并非简单的文字堆砌,对于制度的文本、字号、行间距、页面设置、段落标记等等,都有要求。如果不进行统一规范管理,那么每个人都有自己的想法,有人会用“一、(一)、1、(1)、①”作为段落标记,也有人会用“1、1.1、1.1.1、1.1.1.1”作为段落标记,这样给员工,甚至给外来人员展示的时候,是一家的制度吗?岂不贻笑大方!

 

       3、统一发布制度并进行宣贯培训

 

       制度归口管理部门要统一发布公司的制度,这样既避免各个部门或者业务模块都有发布制度的权限,也避免了发布的制度样式五花八门,各自为战。

 

       在制度发布完成后,应该进行制度方面的宣贯和培训。在制度宣贯和培训的过程中,应该注意过程痕迹的记录,比如员工培训签到表,制度接收表等文件。

 

       案例中就存在这个问题,制度由人力行政部统一发布,那么财务部总监直接把制度发群里就属于不妥,这种情况人力行政部的管理人员应该悄么声息的和财务总监沟通,制度发布有统一的归口部门,不是这么直接发群里就完事了。另外,报销流程的改革也需要进行培训,即便很简单,有些员工就是不明白,所以制度培训是必须的。

 

       4、制度周期性管理

 

       1)试行

       刚开始发布的制度,因为没有经过实践的检验,所以很多人在制度名称后面加上“试行”两个字,确实是一个稳妥的方法。但是,制度不可能一直试行,所以在试行结束后,要根据试行期间的意见进行修改和完善,成为公司的正式制度。

 

       2)废止

       制度也是有寿命的。当一项旧的业务被新的业务所覆盖时,那么旧的制度便无法满足新业务的需求。那么,就需要制定新的制度来保证新业务的正常运转,旧制度就需要废止。打个比方,新的薪酬管理制度下发后,一般会在新制度后面附上一句话“与此相悖的制度均废止”就可保证新制度的权威性。

 

       二、制度发布管理流程

       不同制度发布流程不同,我们在此之前应该对制度做一个分类。

 

       1、制度分类

 

       基于是否和劳动者权益相关,制度可以分为和劳动者权益相关的制度和不相关的制度。

 

       和劳动者权益相关是指的和劳动者的1)劳动报酬、2)工作时间、3)休息休假、4)劳动安全卫生、5)保险福利、6)职工培训、7)劳动纪律和8)劳动定额有关的制度。其他的制度就是和劳动者权益无关的制度。

 

       2、和劳动者权益相关的制度

 

       依法建立的公司制度才能获得法院的认可,对员工有约束力。和劳动者权益相关的制度,应当经过民&主管理程序讨论协商才能合法有效,这一点在具体执行的时候可能会成为形式,但是没有这个形式就不行。

 

       3、和劳动者权益无关的制度

 

       和劳动者权益无关的制度,经过公司领导的审批之后即可直接执行,无需再走一遍民&主程序。

 

       三、制度重在执行

 

       制度在制定之初就有一个重要的原则,就是可执行。如果制度从网上百度过来,然后稍事修改,无法和公司实际需求相契合,无法接地气,就会让制度沦为笑谈。

 

      制度发布只是开始,并非结束。我们倒着往前推,制度执行不好,可能是员工对制度不理解,那么就是缺乏制度宣贯和培训。如果是员工不配合,那么就要有相应的奖惩机制,对于执行制度不配合的人员,自有一套机制去惩罚。

 

       说两句掏心窝子的话

 

       一旦发现制度管理出现了问题,一定要及时的解决掉。因为破窗效应的存在,一旦财务开了这个不良口子,而不加以管理约束的话,那么其他部门就会效仿,形成不良风气,到时候出了劳动纠纷还是人力行政部的事情,你说气不气?

 

       (本篇仅供参考)

 

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